La décision unilatérale (DUE) : le document qui fixe qui paie quoi

Trois voies existent pour instituer une couverture collective selon l'article L911-1 du code de la sécurité sociale : l'accord collectif, le référendum, ou la décision unilatérale du chef d'entreprise constatée dans un écrit remis à chaque intéressé. Pour une TPE sans délégué syndical, c'est la décision unilatérale qui s'impose en pratique, et l'article L911-7 du code de la sécurité sociale y renvoie les entreprises sans couverture au moins aussi favorable que le minimum légal. Ce document ne coûte rien à rédiger. Il grave pourtant le prix du régime : cotisation, part patronale, cas de dispense.

Ce que l'écrit doit préciser

Selon l'Urssaf, l'acte précise les bénéficiaires, les risques couverts et le détail des tarifs ; economie.gouv ajoute le nom de l'assureur, les garanties et les cotisations. C'est donc là que figurent le montant de la cotisation et sa répartition : 50 % et 50 %, ou 60 % et 40 %, ou 100 % employeur. C'est aussi là que vous listez les dispenses facultatives que vous acceptez : sans mention dans l'acte, elles ne peuvent pas être accordées (la liste des dispenses).

Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss), l'acte est nul s'il lui manque une clause obligatoire ou s'il contient une clause prohibée.

Ne jamais descendre sous la convention

Impossible, pour la décision, d'être moins favorable que l'accord de branche. Si votre convention fixe une part patronale de 60 %, écrire 50 % dans la DUE ne fait pas baisser le prix : l'employeur reste tenu des 60 %. Autre règle : une DUE couvre l'entreprise entière, tous les salariés ou une ou plusieurs catégories objectives, et ne peut pas se limiter à un seul établissement.

Connaître le prix pour mon équipe

Remettre l'écrit et garder la preuve

Remettez ou transmettez la décision à chaque salarié, et conservez la preuve : signature en main propre, document joint au bulletin de paie, courrier, courriel avec accusé de réception. Lors d'un contrôle, l'Urssaf réclame trois pièces : la copie de l'écrit, la preuve de son mode de remise et le contrat d'assurance. À chaque embauche, le nouveau salarié reçoit à son tour la décision, avec un bulletin d'adhésion.

Sans ces pièces, le régime peut perdre son caractère collectif et obligatoire aux yeux de l'Urssaf, et la part patronale être réintégrée dans l'assiette des cotisations : l'économie de quelques minutes de paperasse se paie alors en centaines d'euros.

Les salariés déjà présents

Si la décision prévoit une cotisation salariale, les salariés présents au moment de sa mise en place peuvent refuser d'adhérer : c'est une dispense de droit, issue de l'article 11 de la loi Evin, et elle est permanente. Ceux qui arrivent après la mise en place, eux, adhèrent, sauf à relever d'un autre cas de dispense. Un salarié présent qui refuse est un salarié de moins dans la facture, mais aussi un salarié non couvert par l'entreprise.

Changer la DUE quand le prix change

Pour modifier une DUE, trois outils : une nouvelle DUE, un accord collectif ou un référendum. Nouvel organisme, nouvelle cotisation, nouvelle répartition : l'acte doit être mis à jour et remis aux salariés pour rester conforme (changer de contrat en pratique).